5 dicas para preparar seus indicadores de desempenho (KPIs) para a alta maturidade de processos

Você já pensou em ter os processos de sua empresa sendo executados em tempo, custo e qualidade previsíveis? Parece um sonho, mas isso se chama Controle Estatístico de Processos, ou CEP, como também é chamado. Esta técnica utiliza a análise do desempenho de processos anteriores, por meio de métodos estatísticos, para pressupor o comportamento de processos futuros.

O CEP é uma excelente ferramenta para promover a melhoria da capacidade e desempenho dos processos, assim como o alcance da estabilidade dos processos, por meio da redução da sua variabilidade. Além disso, contribui para o aumento do interesse coletivo pela melhoria da qualidade e produtividade, desenvolvendo assim uma cultura de melhoria contínua na organização.

Sua empresa já acompanha o desempenho dos processos e toma ações estratégicas embasada no resultado dos indicadores? Se já, nos conte como tem sido a sua experiência! Quem ainda não viu esse sonho na prática, provavelmente gostaria de ver os processos bem definidos, previsíveis e com uma equipe bem engajada, certo? Por que não começar estabelecendo os indicadores de desempenho de processos? Existem vários tipos, como indicadores de eficiência, de eficácia, de capacidade, de produtividade, de qualidade, de lucratividade. Mas o importante é fazer sentido para a estratégia da organização.

Você pode estar se perguntando:

Qualquer empresa pode aplicar o Controle Estatístico de Processos?

Empresas de qualquer segmento podem estabelecer o controle estatístico de seus processos, porém, normalmente, para chegar neste patamar, a empresa já está em um nível de maturidade de processos mais elevado. Mas nada impede que a avaliação de desempenho de processos seja estruturada desde o seu estágio inicial, já pensando na implantação do CEP posteriormente.

Ao estabelecer o CEP, diversas empresas enfrentam dificuldades, pois ainda não possuem medidas e dados apropriados para esta técnica. Além disso, não conhecem amplamente as ferramentas de CEP e, em alguns casos, também não sabem o tipo de gráfico de controle adequado ao seu contexto e nem construir corretamente estes gráficos.

Você deve estar se perguntando:

Como preparo a avaliação de desempenho para apoiar a alta maturidade de processos?

1 – Planeje métricas orientadas aos objetivos estratégicos

Para garantir o sucesso e um melhor desempenho dos processos, é primordial vincular a melhoria de processos à estratégia organizacional. Para isso, é importante reconhecer quais são as metas e quais serão os planos de ação para atingir estas metas. Além disso, é importante relacionar os objetivos de medição com os objetivos estratégicos, pois um alinhamento superficial e insuficiente pode acarretar em medidas que não atendam as necessidades de informação.

2 – Identifique medidas adequadas ao controle estatístico de processos

Ninguém disse que seria fácil, certo? Manter o controle estatístico de processos requer um investimento significativo de custo e tempo, portanto, antes de iniciar a implantação desta técnica, é fundamental definir os processos que serão submetidos ao controle estatístico de processos (é inviável submeter todos os processos de uma organização), assim como quais medidas serão utilizadas para analisar e gerenciar o comportamento destes processos.

Como identificar as medidas adequadas? Este breve checklist pode ajudar!

  • A definição operacional da medida é correta e satisfatória?
  • A medida está alinhada a objetivos da organização e dos projetos?
  • Os resultados da análise da medida são relevantes à tomada de decisão para a melhoria de processos?
  • A medida possui baixo nível de granularidade?
  • Os dados coletados para a  medida são confiáveis?
  • Os critérios para agrupamento dos dados para análise da medida estão definidos?
  • Os dados coletados para a medida têm localização conhecida e acessível?
  • Há volume de dados suficiente para a medida ser aplicada ao controle estatístico de processos (recomenda-se entre 15 e 45 observações válidas)?

O resultado da análise de dados deve fornecer informações suficientes para verificar o alcance dos objetivos estratégicos, assim como apoiar a tomada de decisão.

3 – Avaliar o repositório de medidas

Não adianta as medidas estarem alinhadas com a estratégia, se o repositório não permitir uma análise adequada do desempenho dos processos. O repositório deve possibilitar identificar tendências e ações e fornecer informações efetivas para a tomada de decisões. Além disso, deve ser bem estruturado e possibilitar armazenar e recuperar informações relacionadas às medidas coletadas. Perder todo o histórico dos indicadores não seria uma boa, certo?

4 – Analise o comportamento dos processos

Existem diversas ferramentas para análise do desempenho de processos, como: Estratificação, Folha de Verificação, Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, Histograma, Diagrama de Correlação e Gráficos de Controle. O gráfico de controle é a ferramenta mais explorada para este fim, porque apresenta, de forma gráfica, as variações no comportamento dos processos, que possibilitam analisar a sua estabilidade. É importante selecionar a ferramenta mais adequada à cada medida, pois existem ferramentas mais apropriadas para cada contexto.

5 – Melhore continuamente o processo de avaliação de desempenho de processos

A melhoria contínua se aplica a qualquer contexto da vida, e é claro que não seria diferente neste caso! Este processo de controle estatístico precisa estar em constante melhoria, pois, assim como os processos, as necessidades de informação da organização não são estáticas. Para isso, é essencial que este processo acompanhe esta evolução, melhorando continuamente sua estrutura, dados, medidas e repositório, para atender as exigências de negócio.

Promover a melhoria contínua de qualquer processo pode ser um grande desafio, muitas vezes até maior que a sua definição inicial, pois isso exige que a organização conheça bem os seus processos e saiba exatamente onde e como deseja chegar com tais processos. Mas não desanime, a prática leva a perfeição, lembra? Para alcançar este nível de maturidade, a organização precisa executar e avaliar os seus processos sucessivamente até ir adquirindo maturidade naturalmente.

Está ansioso para entrar em ação e colocar em prática essas dicas? Dá uma lida no livro “Medição de Software e Controle Estatístico de Processos”, é uma ótima leitura para se aprofundar neste tema.

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